Přestěhovat firmu, která čítá několik desítek kanceláří, vyžaduje velké úsilí nejen ze strany stěhovací firmy, nýbrž i od majitele společnosti a jeho podřízených vedoucí jednotlivých útvarů. Součástí firemní kultury bývá i dokumentace.
Rozdělte úkoly a věnujte se skartaci
Ohlídat běh firmy tak, aby probíhal podle regulí zákona a zároveň měl jistou morální úroveň, není snadné. Vyžaduje to pečlivost, preciznost a soustředění na mnoho pracovních úkonů a mezi nimi i přehled o pracovní dokumentaci. Ta bývá většinou v šanonech, i když některá je zčásti ukrytá v elektronické podobě na bezpečných úložištích. Mít pořádek v dokumentaci se vyplatí nejen z provozních důvodů, ale i kvůli vaší interní bezpečnosti.
Stěhování firem v Praze je báječnou příležitostí k tomu, využít vhodné chvíle k probírce a skartaci nepotřebných dokumentů. Tomu však musí předcházet jisté úkony, abyste na skartaci měli potřebný klid.
Projednejte na osobní schůzce průběh stěhování – stěhovací firma, která akci zajišťuje, by měla vyslat svého zástupce na úvodní schůzku, kde společně projednáte všechny důležité body. Pověříte úsekové vedoucí, aby dohlédli na průběh stěhování v rámci své kompetence, a rozhodnete se, zda balení vybavení kanceláří svěříte samotným zaměstnancům, anebo stěhovací firmě.
Skartace a likvidace dalších nepotřebných věcí – v průběhu skartace dokumentů se mohou vyskytnout i momenty, kdy bude zapotřebí vytřídit další nepotřebné předměty, jako je poškozený nábytek, vadné spotřebiče, kuchyňské nádobí, čisticí a úklidové prostředky, poškozená svítidla atp. Vyčleňte k tomu vhodnou místnost, aby bylo zřejmé, co stěhováci odvezou na sběrný dvůr. Zároveň mohou zlikvidovat i skartované dokumenty. Skartovačky se postarají o to, aby citlivé údaje nebyly čitelné, a nemohly zásadním způsobem ovlivnit chod firmy i v budoucnu.